長照機構開業前設備與系統盤點：照顧設備到資訊系統一次看懂

長照機構開業前設備與系統盤點：照顧設備到資訊系統一次看懂

設備採購最常見的浪費，不是「買太貴」，而是買了很多別人有的東西，卻沒有對應自己的服務流程；資訊系統也是一樣，功能很多不代表適合，真正重要的是能不能讓收案、排班、紀錄、核銷與家屬溝通更順。

一、設備清單應從服務場景反推

服務場景	可能需要的設備類別	先問的問題
活動／復能	桌椅、活動器材、輔具、收納	使用者能力？需要移動家具嗎？
生活照顧	移位、沐浴、輪椅、照護輔具	個案需要多少協助？空間是否支援？
健康支持	量測、急救、護理支援設備	由誰使用？如何保養與校正？
餐食	餐桌椅、保溫／備餐、飲水	自製、外送還是中央供餐？
住宿／休憩	床、寢具、夜燈、呼叫	是否需要夜間巡視與特殊照護？
行政／資訊	電腦、平板、網路、列印、門禁	資料在哪裡輸入？誰需要權限？

二、採購優先順序：必要、開業前要有、可延後

層級	定義	例
A 必要	沒有就不能安全提供核心服務	法定／安全必要設備、核心照護設備
B 開業前完成	會直接影響流程與人效	基本家具、工作站、網路、紀錄設備
C 可延後	不影響基本服務，可依實際使用再補	加值型活動器材、非必要展示／裝飾設備

三、資訊系統選型：先畫流程，再看功能表

功能	要確認什麼
個案管理	基本資料、評估、服務計畫、追蹤與版本
排班／派案	班表、異動、請假、備援、行動端
服務紀錄	欄位能否符合實際工作，不增加重複輸入
核銷／帳務	能否減少人工轉檔與錯誤
家屬溝通	通知、紀錄、同意／簽核邏輯
權限／資安	角色權限、離職停權、備份、匯出與稽核紀錄

四、設備與系統採購時程要和裝修對齊

時間點	設備／系統工作
設計期	確認大型設備尺寸、插座、網路、固定方式與空間需求
施工前	下單長交期設備，確定系統商與網路架構
施工中	現場複核點位、櫃體、機電與安裝條件
完工前	設備進場、系統建置、帳號權限、資料初始化
試營運	設備操作測試、系統情境測試、教育訓練與缺失修正

五、不要只看單價：用 TCO（總持有成本）思考

成本	內容
採購成本	設備、軟體授權、建置費
導入成本	安裝、設定、資料轉入、教育訓練
維護成本	保固後維修、耗材、更新、訂閱費
人力成本	操作是否省時、是否需要重複輸入
停機風險	故障／系統中斷時是否有替代流程
汰換成本	未來擴充、換系統、資料匯出是否困難

六、資料與資訊安全：長照資料不能只靠「大家小心」

• 帳號採個人化，不共用管理者帳號。
• 依職務設定權限，離職／調職即時調整。
• 重要資料定期備份並測試能否還原。
• 行動裝置、紙本與外勤環境要有遺失／外洩處理。
• 系統更換時確認資料可匯出與保存。

七、開業前要做「情境測試」

情境	測試內容
新案收案	從建立個案、評估、服務計畫到排班是否順
臨時請假	是否能快速找代班、通知相關人員
異常事件	紀錄、通報、家屬聯絡與主管追蹤
月底核銷	資料是否完整、缺漏如何追查
設備故障	有沒有備援設備、報修與替代流程

八、設備台帳與維護

開業後要建立設備編號、購入日、保固、維修、校正／保養、責任人與報廢紀錄。設備不是一次採購專案，而是持續的資產管理。

九、常見 7 個錯誤

1. 照抄別家設備清單，沒有對應自己的服務。
2. 大型設備太晚下單，拖延開業。
3. 裝修完成才確認插座／網路與安裝位置。
4. 系統功能很多，但第一線仍需重複填紙本。
5. 沒有權限與離職帳號管理。
6. 只看購買價，忽略維護、耗材與訂閱。
7. 設備進場就算完成，沒有情境測試與操作訓練。

FAQ｜常見問題

Q1：設備清單可以直接照別家買嗎？

不建議。服務對象、空間、服務模式與人力不同，照抄容易過度採購或漏掉關鍵設備。

Q2：資訊系統功能越多越好嗎？

不是。要看是否符合實際流程、資料能否一致、第一線是否願意用，以及維護成本。

Q3：系統應該什麼時候導入？

最好在開業前完成流程設計、建置、帳號權限與模擬測試，不要等開業後才邊做邊改。

Q4：設備採購最常漏算什麼？

安裝、耗材、保養、校正、維修、訂閱與汰換成本。

接近開業，設備與系統不知道怎麼選？

可先整理服務內容、平面圖、預計人數與現有設備／系統。

禹榮文化可協助從服務流程反推設備與系統需求、排採購時程並建立開業前測試清單。

禹榮文化可協助的內容

• 設備需求分級與採購清單
• 資訊系統功能需求與流程盤點
• 裝修／設備／系統介面整合
• 開業前測試與台帳架構

重要提醒 禹榮文化可協助需求盤點、內容整理、計畫書與營運架構整合，但實際許可、專業簽證、建築、消防、醫療／護理專業資格、特約與主管機關核定，仍以相關法規及主管機關認定為準。